Integritetspolicy

Senast uppdaterad: 2026-06-01

1. Om denna policy och vilka vi är

KH Planner är ett verktyg för att planera tjänster och uppgifter vid församlingens möten. Denna policy beskriver vilka personuppgifter som behandlas i tjänsten, varför de behandlas och vilka rättigheter du har.

Personuppgiftsansvarig är den församling som använder KH Planner och som registrerar uppgifter om sina medlemmar. Församlingen bestämmer vilka uppgifter som registreras och hur de används i planeringen.

Personuppgiftsbiträde är KH Planner by Mats Cedergren, som driver och tillhandahåller den tekniska plattformen för församlingens räkning och endast behandlar uppgifterna enligt församlingens instruktioner och denna policy.

Har du frågor om dina uppgifter, kontakta i första hand din församlings planerare eller administratör. Tekniska frågor om plattformen kan ställas till [email protected].

2. Vilka uppgifter behandlas

Beroende på din roll kan följande uppgifter behandlas.

Om personer som tilldelas uppgifter:

• Namn
• E-postadress (om angiven)
• Telefonnummer (om angivet)
• Interna anteckningar som planeraren lägger till
• Språkinställning
• Vilka uppgifter du kan utföra (förmågor)
• Tillgänglighet och anmäld frånvaro
• Din historik av tilldelningar (datum, möte och uppgift)
• En personlig delningslänk (en slumpmässig kod) om en sådan skapas åt dig

Om användare som loggar in (administratörer och planerare):

• Namn och visningsnamn
• E-postadress (används som inloggning)
• Telefonnummer (om angivet)
• Lösenord – lagras endast som en säker hash, aldrig i klartext
• Inställningar för aviseringar

Vid användning av mobilappen:

• En inloggningstoken som identifierar din enhet
• En push-token för att kunna skicka aviseringar (om du tillåter notiser)
• Enhetstyp (t.ex. iOS)

Tekniska loggar: tjänsten skapar driftloggar som tillfälligt kan innehålla t.ex. e-postadresser eller namn för felsökning. Loggarna raderas automatiskt (se avsnitt 5).

3. Ändamål och laglig grund

Uppgifterna används för att:

• planera och visa vem som tilldelats vilken uppgift vid varje möte,
• skicka påminnelser och aviseringar om kommande möten och anmäld frånvaro,
• dela scheman via läsbara delningslänkar, och
• sköta inloggning och kontosäkerhet.

Den lagliga grunden är församlingens berättigade intresse av att organisera sin verksamhet samt att tillhandahålla tjänsten. Push-notiser bygger dessutom på att du gett din enhet tillåtelse att ta emot notiser.

4. Vilka uppgifter delas och med vem

Uppgifterna säljs aldrig. De delas endast i den omfattning som krävs för att tjänsten ska fungera:

• Inom församlingen: planerare och administratörer ser de uppgifter som behövs för planeringen. Den som har en delningslänk kan se det schema länken avser (en månad, eller en persons egna tilldelningar) – läsbart, utan inloggning.
• E-postutskick: e-post (t.ex. lösenordsåterställning och frånvaroaviseringar) skickas via tjänsten SMTP2GO, som behandlar mottagarens e-postadress och meddelandets innehåll för att leverera det.
• Push-notiser: notiser till mobilappen skickas via Expo och vidare till Apples push-tjänst (APNs) för iOS. För detta behandlas en push-token kopplad till din enhet.
• Drift och lagring: uppgifterna lagras i en databas hos den leverantör som driver plattformen för församlingens räkning.

5. Hur länge uppgifterna sparas

• Aktiva personer och tilldelningar sparas så länge personen är aktiv i församlingens planering.
• Historik (datum, möte och uppgift) sparas som en del av församlingens planeringsunderlag även efter att en person tagits bort, då i anonymiserad form (se avsnitt 6).
• Statistik om utfall och frånvaro sparas i en konfigurerbar period, som standard 3 månader, och rensas därefter automatiskt.
• Driftloggar raderas automatiskt efter en kort period, som standard 7 dagar.
• Inloggnings- och push-tokens tas bort när du loggar ut, när en person tas bort, eller efter en period av inaktivitet.

6. Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att:

• få veta vilka uppgifter som behandlas om dig (registerutdrag),
• få felaktiga uppgifter rättade,
• få dina uppgifter raderade (”rätten att bli glömd”),
• invända mot eller begära begränsning av behandlingen, och
• lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Så fungerar radering i KH Planner. När en begäran om radering verkställs:

• Direkta personuppgifter raderas eller nollställs – namnet ersätts med ”Borttagen person”, och e-post, telefon, anteckningar, språkinställning och personlig delningslänk tas bort.
• Kommande, ej genomförda tilldelningar tas bort så att uppgiften kan ges till någon annan.
• Inloggning till appen och push-prenumerationer tas bort.
• Tidigare schemahistorik (datum och uppgift) behålls men kopplas till den anonymiserade beteckningen ”Borttagen person”, så att församlingens historiska planering förblir korrekt.

Vänd dig till din församlings administratör för att utöva dina rättigheter.

7. Säkerhet

Lösenord lagras som säkra hashar. Delningslänkar använder slumpmässiga, svårgissade koder och ger endast läsbar åtkomst till det avsedda schemat. Administrativa funktioner kräver inloggning.

8. Barns uppgifter

Tjänsten kan innehålla uppgifter om minderåriga som tilldelas uppgifter vid mötena. Sådana uppgifter läggs in och hanteras av församlingen i egenskap av personuppgiftsansvarig.

9. Ändringar i denna policy

Policyn kan uppdateras. Vid väsentliga ändringar uppdateras datumet överst på sidan. Den senaste versionen finns alltid på denna sida.

10. Kontakt

Frågor om dina uppgifter: din församlings planerare eller administratör.
Tekniska frågor om plattformen: [email protected].